Большая (скрытая) проблема умственного труда
За последние 30–40 лет все больше и больше профессий превратились в работу, основанную на знаниях, и связаны с работой перед компьютером или каким-либо экраном.
Хотя эта эволюция стала большим положительным сдвигом и ознаменовала наш переход в технологическую эру, она страдает от нескольких существенных недостатков, которых нет у других видов работы.
Во-первых, ваша работа в основном плавная и невидимая, а значит, поддающаяся многозадачности. Вы можете одновременно писать код и отвечать на слабые сообщения. Можете ли вы представить себе лесоруба, сварщика или даже дантиста, делающего это? Я даже не хочу думать о том, как мой дантист отвечает на мгновенные сообщения на своем телефоне, когда делает мне процедуру по удалению корневых каналов.
Во-вторых, поскольку ваша работа не видна, вы обычно не знаете, когда остановиться, а когда взяться за дополнительную работу. Сравните это с производственной единицей. Каждая производственная единица имеет оптимальную производительность, на которой она работает. Основываясь на сырье и незавершенной работе, он может указать, может ли он выдержать большую нагрузку или нет. С другой стороны, работники умственного труда полагаются на некоторые расплывчатые и в первую очередь качественные показатели, чтобы предположить, могут ли они взять на себя больше работы или нет, и в конечном итоге сделать это ужасно.
В этой статье мы углубимся в эту вторую проблему и посмотрим, сможем ли мы внедрить некоторые передовые производственные практики в работу, основанную на знаниях, в попытке оптимизировать ее выпуск.
Книга «Проект Феникс» — отличная отправная точка для понимания того, как мы можем визуализировать нашу работу и использовать ее для достижения нужных результатов. Хотя эта книга в первую очередь посвящена информационным технологиям и разработке, изложенные в ней принципы можно широко применять к любому типу умственной работы.
Думайте о своей работе как о производственном складе. В любой момент времени у вас есть результаты, которые необходимо выполнить (готовая продукция), проекты в процессе выполнения (WIP) и проекты, над которыми нужно начать работать (сырье). Самая большая разница заключается в том, что эти проекты и рабочие процессы скрыты от вас и представлены в а) ваших календарях, б) ваших списках дел, в) почтовом ящике, г) Slack или мгновенных сообщениях и во многих других местах.
Шаги, описанные ниже, помогут вам извлечь эту скрытую работу из этих закоулков вашего мозга и ваших цифровых систем и сделать их видимыми для вас.
1. Настройте панель управления
Первая задача — собрать все эти проекты и задачи в одном месте. Вот некоторые из вариантов, где вы можете объединить их
а) Трелло
б) Понятие (что я использую)
в) ТоДоист
г) Google Таблицы или
e) Любое другое программное обеспечение для управления задачами, с которым вы знакомы.
Обычно я избегаю продвижения платных инструментов и подписок. Тем не менее, я думаю, что небольшие инвестиции в любой из этих инструментов помогут вам управлять своей работой и личной жизнью. Вы также можете использовать таблицы Google, но это не так интуитивно понятно, как другие в списке. Я использую платную версию Notion. Однако вы можете начать с бесплатной версии.
Следующим шагом будет создание канбан-доски в выбранном вами инструменте. Если вы не знакомы с Канбан, это причудливый термин для панели управления рабочим процессом со столбцами, в которых вы группируете задачи в сегменты. В нашем упражнении это могут быть: а) еще не начатые, б) работающие и в) завершенные.
Вы можете изменить эти термины и добавить дополнительные столбцы в зависимости от типа вашей работы и этапов, на которых она выполняется.
Вот как будет выглядеть типичная приборная панель.
2. Проанализируйте существующие задачи и проекты
Как только вы соберете все свои задачи и проекты, тщательно проанализируйте каждый из них. Классифицируйте свои задачи в одной из этих трех категорий
а) Важные задачи. Это задачи, решение которых может оказать наибольшее влияние. Если все сделано и выполнено хорошо, эти задачи окажут самое значительное влияние на вашу работу и рост. В эту категорию попадет не более 20–30% всех ваших задач. Некоторыми примерами важных задач являются поиск (продажи), кодирование (разработчики), наполнение конвейера талантов (HR и рекрутинг) и т. д. После того, как вы определили эти задачи, добавьте их в соответствующие сегменты на рабочей панели (шаг 1).
b) Вспомогательные задачи. После того как вы определили и систематизировали важные задачи, переходите к вспомогательным задачам. Это задачи, которые поддерживают задачи высокой ценности. Например, в случае с продажами в эту категорию попадают исследования, которые необходимо провести для эффективного поиска. Добавьте эти задачи на панель инструментов.
в) Другие задачи. Любая задача, не являющаяся основной или вспомогательной, должна подвергаться сомнению. Заслуживает ли эта задача решения или завершения? Такие задачи отвлекают вас от основной деятельности? Чаще всего эти задачи отлично занимают вас, но могут полностью отнимать ваше время и эффективность. Подумайте, как вы можете автоматизировать, делегировать, отдать на аутсорсинг или полностью исключить эти задачи. Старайтесь, чтобы они не отображались на панели инструментов.
3. Переставить
Когда перед вами будут поставлены все основные и вспомогательные задачи, разделите их на три категории.
a) Проекты. Проект — это группа связанных задач, которые необходимо выполнить для получения результатов или достижения результата. Например, разработка веб-сайта — это проект, который включает в себя множество задач, таких как дизайн, контент, разработка, развертывание. Не путайте проекты с задачами. Расположите эти проекты как одну карту на этих досках Канбан и добавьте на эту карту составляющие их задачи. Проверьте пример ниже
b) Повторяющиеся задачи. Это задачи, которые вам нужно выполнять регулярно, и у них нет даты начала или окончания. Подумайте о поиске в продажах. Вы делаете это регулярно, чтобы проводить встречи с клиентами. Расположите эти повторяющиеся задачи в отдельном столбце на панели инструментов и встройте в эти карточки средство отслеживания календаря.
c) Одноразовые задачи. Эти задачи приходят к вам случайным образом в течение дня. Простым примером может быть ответ на письмо клиента. Опять же, расположите эту задачу в соответствующей категории (столбце).
Не забудьте поставить временные рамки перед каждой задачей или проектом. Это даст вам отличное представление о том, где вы находитесь с точки зрения вашей текущей и будущей рабочей нагрузки. Вы можете визуализировать это и принимать соответствующие решения. Не только это, но вы также можете извлечь из него календарь сроков и убедиться, что все не проваливается.
На этом этапе ваша информационная панель готова и даст вам отличное визуальное представление о том, как выглядит ваша рабочая нагрузка. Найдите ниже образец рабочей панели.
4. Выполнить
Создание этой информационной панели даст вам фантастическое представление о вашей работе и поможет вам оставаться в курсе того, что необходимо сделать. Однако это только начало. Крайне важно использовать это в качестве основного режима работы. Я не могу вспомнить, сколько раз я создавал эту панель и забывал о ней через неделю или две. Не делайте эту ошибку. Вы бы потратили уйму времени на разработку этой информационной панели, и если вы откажетесь от нее сейчас, вам придется потратить столько же времени на ее воссоздание в следующий раз.
Не забудьте обновить его в конце дня и переместить вещи по мере необходимости. Если вы начали работать над задачей или проектом, переместите его из списка «Начало» в корзину WIP. Это не только поможет вам оставаться в курсе, но также даст вам очень хорошее представление о том, где вы находитесь с точки зрения вашей рабочей нагрузки (WIP) и сколько идей (сырья) в настоящее время находится на вашем умственном и цифровом складе, ожидая, когда вы начнете действовать. их, а также не забывать об удовольствии (и выбросе дофамина), которое вы получаете, когда переводите дела из категории незавершенного производства в категорию завершенных.
Как только вы начнете использовать эту визуальную панель инструментов, вы поймете, что ваша зависимость от почтового ящика и вашей памяти для запоминания и выполнения задач резко снизится. Это не только сделает вас более эффективным, но и эффективным с правильными вещами.
Вы также можете использовать это для управления сотрудничеством между членами вашей команды, чтобы все знали и фокусировались на правильных вещах и результатах.
Лучшая часть этой панели инструментов заключается в том, что она дает вам правильную информацию о том, насколько вы заняты (или нет). Исходя из этого, вы можете взять больше входящей работы или отказаться от нее.
Want to Connect? I’m passionate about focus and its impact on improving growth and happiness. If you liked this and would like to get weekly strategies and tactics to improve your focus and habits, subscribe to my newsletter here.
