Кредиторская задолженность является важным аспектом поддержания положительного денежного потока и прочных отношений с поставщиками в большинстве компаний, особенно крупных. Легко недооценить важность поддержания хороших отношений с поставщиками, пока вам не понадобится их поддержка для срочных заказов или специальных цен.
К сожалению, команды AP часто сталкиваются с различными проблемами в своей повседневной работе. Например, что происходит, когда счет-фактура появляется, но в системе нет соответствующего заказа на покупку? Что делать, если приходит уведомление о выставлении счета за опоздание, но никто не помнит, что видел первоначальный запрос на оплату? Эти проблемы могут быстро повлиять на репутацию бизнеса и отношения с поставщиками, если они не исчезнут.
Хотя решение этих проблем может показаться утомительным, достижения в области технологий упростили создание бесперебойного процесса расчета кредиторской задолженности с минимальными нарушениями. Согласно опросу, 83% бухгалтеров согласны с тем, что инвестиции в новейшие технологии и цифровизацию необходимы, чтобы идти в ногу с рынком. В этой статье рассматриваются наиболее распространенные проблемы с кредиторской задолженностью и предлагаются решения для их решения. Он охватывает следующие темы:
- 7 самых распространенных проблем с кредиторской задолженностью
- Решения по устранению недостатков кредиторской задолженности
- Оставаться на шаг впереди
- Заключение
7 наиболее распространенных проблем с кредиторской задолженностью
В большинстве отделов AP, особенно в крупных компаниях, весьма вероятно возникновение хотя бы одной из следующих проблем. Эти проблемы могут быть вызваны человеческими ошибками, плохо определенными процессами или техническими сбоями, но все они имеют общее последствие: негативное влияние на работу отдела. Если несколько проблем не исчезнут, это может нанести значительный ущерб вашему бизнесу.
Вот семь областей, которые нужно улучшить.
Медленная обработка. Если ваш офис все еще полностью или частично полагается на бумажные процессы, стоит учитывать количество столов, через которые проходит средний счет, прежде чем он будет окончательно одобрен для оплаты. Каждый раз при обработке документов возрастает риск ошибок или потери документов, что может замедлить время обработки. Когда время обработки медленное, это может привести к поздним счетам и неудовлетворенным поставщикам, которые часто интересуются своим статусом оплаты.
Ошибки сопоставления. Ошибки сопоставления, вызванные несоответствиями между заказами на покупку, счетами и полученными отчетами, могут привести к длительному ручному расследованию. Есть ли у ваших сотрудников время для проведения многоэтапного расследования каждый раз, когда обнаруживается несоответствие? Как и в случае с другими процессами, выполняемыми вручную, эти ошибки создают задержки с нисходящим эффектом замедления работы отдела.
Последующие действия. Вы заключили деловую сделку с поставщиком, и все идет гладко. Но когда вы начинаете обрабатывать счета, вы понимаете, что данные неполны или неверны, что приводит к возникновению исключений в вашей системе. Начинается настоящая работа — кропотливый процесс общения с поставщиком и выяснения того, что пошло не так. Дни могут пройти без решения, вызывая разочарование и неэффективность в ваших операциях.
Несанкционированные покупки. Когда речь идет о процедурах закупок, не все сотрудники соблюдают правила, особенно когда речь идет о кредиторской задолженности. Некоторые могут обойти обычный процесс, чтобы не иметь дело с медлительным отделом AP со строгими требованиями. Другие могут пойти не по плану и использовать неутвержденного поставщика для удовлетворения неотложных потребностей бизнеса.
Но вот в чем загвоздка:обработка этих неожиданных счетов может занять огромное количество времени и усилий, в то время как более важные счета накапливаются и собирают пыль.
Отправка платежа перед доставкой. Когда дело доходит до кредиторской задолженности, существует тонкий баланс между эффективностью и точностью. Команда AP, стремящаяся избежать спешки, может поторопиться и произвести оплату до получения товаров или услуг. Хотя есть преимущества в том, чтобы платить как можно скорее, этот подход может иметь неприятные последствия во многих отношениях.
Например, если груз прибывает поврежденным или с недостающими элементами, решить проблему может быть намного сложнее, если поставщик уже заплатил.
Случай с исчезнувшим счетом-фактурой. В мире обработки счетов-фактур одной из самых серьезных ошибок является просто неспособность обработать счет-фактуру вообще. На рабочих местах с высокой нагрузкой, где команды работают с сотнями и более счетов, ручные процессы могут увеличить риск потери или случайного уничтожения счетов.
Обнаружение проблемы позже может привести к кошмарному сценарию просроченных платежей поставщикам, что обойдется вашему бизнесу в копеечку. И это не единственная проблема: потерянные счета могут нанести ущерб вашей бухгалтерской практике, затруднить отслеживание ваших финансов и потенциально привести к более серьезным проблемам с бухгалтерским учетом.
Двойная оплата: когда дело доходит до обработки счетов, выставление двух счетов за один и тот же заказ является дорогостоящей ошибкой, которая может произойти слишком легко. Это может быть так же просто, как опечатка в номере заказа на покупку, из-за которой по ошибке создаются дубликаты счетов-фактур. Или это может быть связано с человеческим фактором, например, с забывчивостью пометить счет как оплаченный, что приводит к двойным платежам.
Эти ошибки могут существенно повлиять на итоговый результат, поскольку затраты быстро увеличиваются. И страдает не только ваш бизнес — поставщики также могут быть разочарованы, когда их просят возместить переплату.
Единственная проблема с обработкой счетов может стать серьезной головной болью для любого бизнеса. И хотя эти проблемы являются неизбежным аспектом кредиторской задолженности, правда в том, что их можно в значительной степени устранить при правильном подходе. Ключом к предотвращению этих проблем является использование специально разработанных программных решений для оптимизации рабочих процессов AP. Использование таких инструментов, как DocVu.AI и его возможности автоматической обработки счетов, может значительно снизить риск ошибок, дублирования и потери счетов. Узнайте, как внедрить эти исправления прямо сейчас.
Решения по устранению недостатков кредиторской задолженности
Автоматизация процесса расчета кредиторской задолженности:
Каковы преимущества использования программного обеспечения для автоматизации на каждом этапе процесса AP? Узнайте о семи способах сокращения расхождений в кредиторской задолженности, сокращения времени цикла и повышения удовлетворенности на каждом этапе процесса.
Отказ от бумажных документов. Если вы все еще полагаетесь на ручные процессы для расчетов с кредиторами, пришло время воспользоваться мощью передового программного обеспечения для бизнеса 21-го века. Переход на безбумажную документацию важен, но возможность автоматической обработки физических счетов также имеет решающее значение. Используя передовые инструменты обработки счетов, электронные платежные системы и нисходящий обзор полного цикла AP, вы можете эффективно устранять распространенные проблемы AP.
Хотя автоматизация AP сопряжена с проблемами, их гораздо меньше и они менее серьезны, чем проблемы, возникающие из-за зависимости от устаревших бумажных процессов.
Excel нужно идти.Несмотря на наличие превосходных программных решений для отделов AP, многие по-прежнему полагаются на неуклюжие и громоздкие электронные таблицы Excel для ручного отслеживания счетов и платежной информации. Но зачем соглашаться на устаревшую и подверженную ошибкам систему, когда доступно так много лучших вариантов?
Отказавшись от Excel и перейдя на специально разработанное программное обеспечение AP, вы сможете оптимизировать свои рабочие процессы и объединить все свои данные под одной крышей.
Оптимизируйте свои рабочие процессы.Стандартизируйте способ, которым ваша команда AP обрабатывает каждый этап процесса. Применяя передовой опыт, вы можете устранить ненужные шаги и сократить количество касаний, необходимых для выставления счета.
Используйте трехстороннее сопоставление.Улучшенное программное обеспечение упрощает трехстороннее сопоставление и позволяет избежать исключений и двойных платежей. Быстрое согласование также позволяет досрочно оплачивать покупки, чтобы получать скидки от поставщиков, не совершая слишком срочных платежей.
Инвестируйте в автоматизацию AP:автоматизированные процессы AP означают меньше ошибок. Системы автоматизации когнитивного ввода, основанные на машинном обучении, автоматизируют обработку поступления счетов и авторизацию платежей.
Улучшите системную интеграцию. Устраните разрозненность данных, интегрировав AP в свою платформу ERM. Получайте информацию в режиме реального времени и убедитесь, что каждый член команды работает с одним и тем же набором данных, не беспокоясь об устаревших данных.
Использование скидок и поощрений за досрочную оплату.Использование автоматизированного программного обеспечения может помочь сбалансировать скидки при оплате и денежные потоки, гарантируя авторизацию счетов до истечения срока действия скидки, что обеспечивает более гибкие возможности работы с наличными в кассе.
Оставаться на шаг впереди
Автоматизация AP выходит за рамки решения общих проблем при обработке счетов и платежей. Вместо того, чтобы просто исправлять недостатки, он позволяет командам расширять свои возможности и делать больше. Как вы можете дать своему бизнесу наилучшие шансы устранить ошибки при обработке счетов и заложить основу для будущей эффективности?
- Переходите на цифровые технологии сегодня
- Автоматизируйте неприятные процессы
- Инвестируйте в ИИ для будущего
В заключение…
Неэффективные процессы кредиторской задолженности могут иметь серьезные последствия для бизнеса, от недовольных поставщиков до сбоев в работе. Признание конкретных проблем обработки счетов имеет решающее значение для внедрения эффективных решений. Переходя на цифровые рабочие процессы на базе ИИ, компании могут упростить бухгалтерский учет, обеспечить своевременные платежи и воспользоваться скидками.
Чтобы решить эти проблемы, важно признать разрыв между идеальными практиками AP и реальностью повседневных проблем. Внедрение правильных инструментов, таких как передовое программное обеспечение для автоматизации AP DocVu.AI, включая обработку счетов, может помочь устранить узкие места и повысить эффективность. Сделайте следующий шаг к оптимизации процессов AP и изучите преимущества DocVu.AI уже сегодня.
