Использование искусственного интеллекта (ИИ) для уменьшения конфликтов и недопонимания на собраниях

Введение

Концепции, изложенные в этой статье, являются попыткой представить себе, что может быть возможно с искусственным интеллектом (ИИ). В этом случае я рассмотрю возможность программы ИИ, которая может отслеживать настроение и стили общения людей, которые регулярно встречаются, например, совет или комитет.

Что такое ИИ?

Прежде всего, пожалуй, определение, которое следует рассмотреть в контексте статьи. ИИ, как, наверное, уже известно каждому, является отраслью компьютерных наук. Приложение приводит к разработке машин, способных выполнять множество задач за счет использования алгоритмов (Аль-Федаги, 2018) или набора инструкций, которые обычно являются прерогативой людей, но потенциально на гораздо более высоких скоростях. Некоторые из этих способностей могут включать визуальное восприятие и распознавание речи, даже перевод.

ИИ выполняет эти задачи, ссылаясь на то, что часто называют моделями больших языков (LLM). Это исключительно большие наборы данных, которые используются для генерации ответов на подсказки, входные данные или запросы.

Как можно использовать ИИ для уменьшения конфликтов и недопонимания на собраниях?

Эта статья посвящена концепции малых групп, учитывая, что обсуждаемая технология еще не доступна. Гораздо проще описать ожидания и результаты для небольшой группы, чем для большой разнообразной.

Что касается людей, то существует множество личностных тестов, позволяющих определить доминирующие стили поведения и общения. Некоторые из этих моделей будут рассмотрены далее. Однако большинство людей помещают людей в один из четырех квадрантов или классификаций и приписывают им определенные стили общения и поведения. Однако следует отметить, что каждый представляет собой смесь всех стилей. Однако будет доминирующий стиль, к которому люди вернутся как к стилю по умолчанию, особенно когда они находятся в состоянии стресса или наиболее расслаблены. В задачу этой статьи не входит рассмотрение индивидуальности и стилей общения, однако читатель должен знать о том влиянии, которое они могут оказать на групповое обсуждение и динамику, причем даже на индивидуальную природу.

Чтобы помочь модели ИИ в определении настроения, отношений и стилей общения, было бы полезно, если бы члены группы прошли опрос личности и передали результаты в модель. Кроме того, модель также потребует способности распознавать голоса говорящих людей, чтобы сопоставить голос со стилем личности.

Рассмотрим различия между типами личности на изображении ниже.

Рисунок 1. Типы личности по цвету кожи

Имея такую ​​базовую информацию, как указано выше, люди сами могли бы гораздо больше осознавать себя и свое поведение на собраниях. Как правило, это не так, и мы реагируем в соответствии с нашими основными побуждениями. Здесь предлагается сценарий, в котором модель ИИ может «напоминать» людям о динамике в комнате.

Нельзя было ожидать, что такая технология будет принята всеми с распростертыми объятиями, и понятно, если люди будут относиться к ней с некоторой долей подозрения. Этот вопрос будет рассмотрен далее в статье.

Преимущества использования ИИ на собраниях

Учитывая приведенный выше базовый обзор, теперь мы можем перейти к преимуществам, которые могут быть достигнуты за счет использования ИИ на собраниях.

Записи встреч

Хотя это и не совсем новая модель, разработанная по аналогии с предложенными, она должна иметь возможность записывать встречи и предоставлять стенограммы для протоколирования. Написанные от руки протоколы всегда зависят от навыков ведущего протоколы и их интерпретации разговоров, которые не всегда могут быть точными или полными.

Флаги общения или поведения отдельных лиц также могут использоваться для обучения вовлеченных людей. Однако я должен подчеркнуть, что мне бы не хотелось, чтобы какая-либо форма ИИ использовала людей для «полицейских» целей в организации. Его всегда следует использовать для того, чтобы расширять возможности людей и помогать им расти, чтобы достичь своего максимального потенциала. Такой рост приносит пользу как человеку, так и организации.

Улучшенная связь

В качестве примера возьмем два конца спектра связи. Некоторые люди могут быть очень многословными в речи, в то время как другие могут быть краткими и резкими, возможно, даже грубыми. Вы можете себе представить трения между этими двумя стилями общения? Одному может не хватать информации, а другому надоедает время, которое уходит на объяснение чего-либо.

Как участник собрания, модель ИИ может постоянно сканировать окружающую среду и предоставлять вам обратную связь. Без сомнения, у вас будут свои собственные идеи о том, что может происходить, но потенциально модель может либо укрепить ваши взгляды, либо предоставить альтернативную возможность.

Коммуникация – это огромная проблема во все времена. Это усугубляется хорошо установленным фактом, что большая часть нашего общения носит невербальный характер (Техасский университет, nd; London Image Institute, 2020; Wilson 2021). Цифры сильно различаются, но несомненно, что они составляют значительную часть нашего коммуникативного процесса. Потенциал модели ИИ для получения обратной связи в режиме реального времени с помощью камер в комнате, безусловно, возможен, но, возможно, это слишком далеко в будущем. Это также служит цели этой статьи, чтобы сосредоточиться на устном или письменном слове.

Любимая поговорка: «Смысл слов не в словах, а в людях». Итак, если бы я использовал конкретное слово, оно могло бы иметь определенные коннотации для меня, но потенциально могло бы стать триггером для вас из-за значения, которое вы придаете этому слову.

В качестве примера я могу вспомнить, как однажды присутствовал на собрании, где кто-то предложил, чтобы несколько добровольцев сформировали подкомитет для реализации проекта. На самом деле этот человек имел в виду, что небольшая неформальная группа людей собиралась собраться вместе и реализовать проект, приносящий пользу организации, но не отчитывающийся перед ней в официальном качестве. Они вовсе не имели в виду подкомитет в том смысле, что он будет «отчитываться» перед Правлением.

Другие слушатели взяли термин «подкомитет» и применили его в правильном контексте, что это будет комитет, который отчитывается перед Правлением и, следовательно, является частью формальной структуры организации. Это было совсем не так, и возник конфликт из-за простого употребления слова и возникшего непонимания. Оглядываясь назад, возможно, лучше всего было бы спросить человека, поднявшего вопрос, что он имел в виду под комитетом. Была упущена возможность предотвратить конфликт, и другие люди отреагировали, основываясь на своем значении этого слова. Такого рода вещи происходят все время, и я уверен, что вы были свидетелем.

Итак, вопрос заключается в том, сможет ли модель ИИ выявлять подобные недоразумения и помечать их до того, как они обострятся? Может ли модель ИИ даже предложить человеку спросить, что он на самом деле имел в виду под словом, которое использовал?

На самом деле это возвращает нас к извечной проблеме: попросить кого-то выполнить задачу. Ваша идея и их идея о «готовости» или «завершенности» могут быть совершенно разными. Всегда стоит договориться о том, как выглядит сделанное для обеих сторон. Слова ничем не отличаются. Нам необходимо, чтобы все стороны согласились со значением слов в том контексте, в котором они используются.

Повышенная эффективность

Любой инструмент, который может помочь в преодолении коммуникативных проблем, может привести к повышению эффективности проведения совещаний. Такая эффективность могла бы улучшиться в нескольких областях, но сразу же бросаются в глаза два важных момента.

Во-первых, благодаря более эффективному общению можно улучшить способность обрабатывать язык. С улучшением скорости языковой обработки качество ответов и обратной связи также должно быть улучшено, а конфликты сведены к минимуму или, по крайней мере, смягчены. Во-вторых, поэтому можно сократить время, затрачиваемое на совещания, за счет улучшения процессов коммуникации. Чем меньше времени вы проводите на совещаниях, тем больше времени остается для других продуктивных занятий, и, конечно же, они не ограничиваются работой.

Потенциальные проблемы использования ИИ на собраниях

Самыми большими из них изначально будут подозрительность и сопротивление изменениям. Новую технологию нужно «продать», и единственный способ сделать это — позволить людям доказать самим себе, что она работает. Никакие рекламные ролики этого не сделают.

Возьмем в качестве примера молоток. Если вам сказали, что есть совершенно новый инструмент для забивания гвоздей, называемый молотком, вы вполне можете быть настроены скептически, потому что в прошлом вы всегда использовали камень. Вам может быть продемонстрирован молоток, но вы довольны своим особенным камнем и не видите необходимости что-то менять. Только после того, как вы сами забьете молотком несколько гвоздей и осознаете его превосходство над своим камнем, камень будет убран.

Новые технологии в области ИИ ничем не отличаются. К нему будут относиться со скептицизмом и неуверенностью. Это страх неизвестности. В этой статье было бы уместно сослаться на кривую принятия продукта или теорию распространения инноваций, разработанную Эвереттом М. Роджерсом (Lambert 2018). Эта теория демонстрирует, как принимаются продукты или, в данном случае, технологии. Это не просто вопрос внедрения чего-то нового, а внедрение составляет 100%. Все новое требует терпения и поддержки в принятии.

Рисунок 2. Изображение распространения инноваций

Опять же, это еще одна область, выходящая за рамки данной статьи, но необходимо знать о внедрении технологий, чтобы понять нежелание людей меняться и необходимость терпения.

Возможность неправильного использования

Любой инструмент, независимо от того, является ли он физическим, умственным или цифровым, может быть использован не по назначению. Искусственный интеллект ничем не отличается. Двумя наиболее важными областями в этом пространстве являются вопросы этики и предвзятости.

В предлагаемом нами случае построение модели на основе типов и черт личности будет иметь решающее значение для получения надежной обратной связи. Модель, используемая в этой статье для примера, основана не на эмпирических исследованиях, а на практическом опыте. Сомнительно, является ли это надежным путем при разработке такой предлагаемой модели. Я бы сказал, что любой набор данных должен быть основан на серьезных исследованиях, а также быть в курсе постоянно меняющегося характера этих исследований.

Многие люди знакомы с тестом личности Майерс-Бриггс (The Myers & Briggs Foundation n.d.) и теорией DiSC (DISC: The History of DISC Personality Styles — DISC Insights n.d. ). Ссылки, которые есть в справочниках, даны исключительно для дальнейшего чтения. Еще один набор, который я видел в прошлом, - это ориентированный на людей, ориентированный на детали, ориентированный на действие и ориентированный на инновации. Модель, которую вы предпочитаете, будет зависеть от вас или вашей организации. Конечно, есть из чего выбрать.

Если наборы данных каким-либо образом ошибочны, а можно утверждать, что все они ошибочны, это просто вопрос степени, то существует вероятность систематической ошибки. В Интернете есть много заслуживающих доверия статей о предвзятости в наборах данных ИИ, и я рекомендую вам изучить их, чтобы узнать о проблемах.

Предвзятость, конечно, может привести к предубеждениям, и если наша воображаемая программа выдает необъективную информацию, а люди полагаются на нее, то они будут введены в заблуждение. Цель воображаемой программы - помощник, а не мастер!

Этика использования такой программы туманна, как это часто бывает. Тем не менее, серьезным потенциальным этическим злоупотреблением может быть использование программы для аргументации некомпетентности или статуса других на основе результатов. Например, если у вас есть кто-то, кто доминирует в группе, и модель сообщает ему, что говорящий в данный момент человек встревожен или выглядит сбитым с толку, то есть два способа использовать такую ​​информацию. Выходные данные программы можно использовать для унижения кого-либо или для расширения их возможностей посредством любящей обратной связи и помощи. Если используется первый метод, то модель должна помечать это поведение и человека, который его использует. Если используется последнее поведение, то похвала человеку, оказывающему поддержку.

Суть здесь в том, что, как и любой инструмент, ИИ можно злоупотреблять или использовать для общего блага.

Заключение

Из-за моего личного участия во многих организациях на протяжении многих лет, будь то общественные или коммерческие организации, я часто сталкивался с недопониманием и конфликтами. Любая возможность смягчить такие проблемы должна привести к повышению эффективности, уменьшению конфликтов, более гармоничным рабочим отношениям и большему сочувствию к другим. Возможно, это утопическая мечта, но мир, в котором все люди ладят друг с другом и понимают друг друга, безусловно, является добродетельной целью, к которой нужно стремиться.

СПАСИБО!
Хотите получить доступ к лучшим историям и статьям в Интернете? Подпишитесь на Medium по моей реферальной ссылке всего за 5 долларов в месяц. У вас будет доступ к эксклюзивному контенту и ценной информации, которую упускают лица, не являющиеся членами. Не ждите, поднимите свой читательский опыт и поддержите меня, подписавшись сейчас здесь.

Рекомендации

Аль-Федаги, С. 2018, «Исследования в области разработки алгоритмов: алгоритмы моделирования».

Айдоган, Р., Баарслаг, Т. и Гердинг, Э. 2021, «Методы искусственного интеллекта для разрешения конфликтов», Групповое решение и переговоры, том. 30, нет. 4, стр. 879–883.

DISC: The History of DISC Personality Styles — DISC Insights n.d., просмотрено 18 января 2023 г., ‹https://discinsights.com/disc-history›.

Gregorc, AF 1986, Руководство по стилю для взрослых, Gabriel Systems.

Ламберт, П. 2018, «Распространение инноваций: сложный адаптивный процесс».

London Image Institute 2020, Какая часть общения на самом деле невербальна?, Блог PGi, просмотрено 14 января 2023 г., ‹https://www.pgi.com/blog/2020/03/how-much -коммуникация-действительно-невербальна/›.

The Myers & Briggs Foundation n.d., просмотрено 18 января 2023 г., ‹https://www.myersbriggs.org/›.

Ульрих-Тобиас, К., 1999 г., Как мы работаем: то, что вы знаете о стилях работы, может повысить вашу эффективность, производительность и удовлетворенность работой, B&H Publishing Group.

Техасский университет без даты, Какая часть общения невербальна? | UT Permian Basin Online, просмотрено 14 января 2023 г., ‹https://online.utpb.edu/about-us/articles/communication/how-much-of-communication-is-nonverbal/›.

Wilson, CR 2021, Навыки невербального общения: 19 теорий и выводов, PositivePsychology.com, просмотрено 14 января 2023 г., ‹https://positivepsychology.com/nonverbal-communication/›.

Дополнительные материалы на PlainEnglish.io. Подпишитесь на нашу бесплатную еженедельную рассылку новостей. Подпишитесь на нас в Twitter, LinkedIn, YouTube и Discord .

Заинтересованы в масштабировании запуска вашего программного обеспечения? Ознакомьтесь с разделом Схема.